Transparenz und Vergabeverfahren bei der Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes in Thüringen

Transparenz und Vergabeverfahren bei der Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes in Thüringen

13.02.25 - Drucksacke 8/498 -

Die Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes in Thüringen ist ein zentraler Bestandteil der Modernisierung der Verwaltung und wurde bereits während der COVID-19-Pandemie als notwendig erkannt. Hierfür wurden Bundesmittel in Höhe von 16,8 Millionen Euro bereitgestellt. Das Vergabeverfahren für die zentrale Software zur Digitalisierung der Gesundheitsämter hat sich jedoch erheblich verzögert, unter anderem durch ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer. Medienberichten zufolge hat das Thüringer Oberlandesgericht eine Beschwerde gegen die Entscheidung der Vergabekammer zurückgewiesen. Nach den mir vorliegenden Informationen handelte es sich um ein Nachprüfungsverfahren auf Betreiben der HBSN-Unternehmensgruppe.

Gleichzeitig hat das Unternehmen ]init[ Aktiengesellschaft für digitale Kommunikation (init AG), welches nach den mir vorliegenden Informationen die Ausschreibung für das zuständige Ministerium mitbegleitet haben soll, Medienberichten zufolge die HBSN-Unternehmensgruppe übernommen. Dies wirft Fragen hinsichtlich der Transparenz und Wettbewerbsneutralität der Vergabe auf. Eine kritische Prüfung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass der Digitalisierungsprozess ohne unlauteren Einfluss erfolgt und die Vergabe im besten Interesse des Freistaats Thüringen und seiner Bürgerinnen und Bürger abgewickelt wird.

Ich frage die Landesregierung:

1. Welche Unternehmen haben sich an dem Vergabeverfahren für die zentrale Software zur Digitalisierung der Gesundheitsämter in Thüringen beteiligt?

2. Welche Kriterien wurden für die Auswahl der Softwarelösung und des entsprechenden Anbieters zugrunde gelegt?

3. Welche Rolle spielte das Unternehmen init AG bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und den Bietergesprächen?

4. Sind dem Land Kosten durch die Verzögerung entstanden und wenn ja, in welcher Höhe?

5. Wurde geprüft,ob Fördermittel durch die Verzögerung gefährdet sind, und wenn ja, wie wurde dies geprüft?

6. Gab es eine externe Prüfung des Vergabeverfahrens auf Interessenkonflikte oder Befangenheiten?

7. Welche Auswirkungen hatte das Nachprüfungsverfahren der HBSN- Unternehmensgruppe auf das Vergabeverfahren, insbesondere auf den Zeitplan und die Kosten?

8. Welche Alternativen werden derzeit geprüft,falls die Umsetzung nicht fristgerecht erfolgen kann?

9. Wann hat die Landesregierung respektive das zuständige Ministerium von der Übernahme der HBSN-Unternehmensgruppe durch das Unternehmen init AG erfahren und welche Schlussfolgerungen ziehen sie daraus für das Vergabeverfahren?

10. Ist die Landesregierung der Ansicht, dass durch die Übernahme der HBSN-Unternehmensgruppe durch das Unternehmen init AG neue wettbewerbsrechtliche Probleme entstehen könnten, und wie begründet sie ihre Auffassung?

11. Gab es nach dem Beschluss des Thüringer Oberlandesgerichts zur Zurückweisung der Beschwerde gegen die Entscheidung der Vergabekammer Gespräche zwischen der Landesregierung und dem Unternehmen init AG beziehungsweise der HBSN-Unternehmensgruppe hinsichtlich einer potenziellen Vergabe zugunsten der HBSN-Software? Falls ja, wann haben diese stattgefunden?

12. Welche alternativen Softwarelösungen für die Digitalisierung der Gesundheitsämter in Thüringen wurden geprüft und welche Anbieter kommen noch in Betracht?

13. Welche Schritte unternimmt die Landesregierung, um sicherzustellen, dass die Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes in Thüringen innerhalb der Fristen umgesetzt wird und die bereitgestellten Bundesmittel nicht verfallen?

Antwort der Landesregierung:

Das Thüringer Ministerium für Soziales, Gesundheit, Arbeit und Familie hat die Kleine Anfrage 8/498 vom 13. Februar 2025 namens der Landesregierung mit Schreiben vom 29. April 2025 beantwortet:

1. Welche Unternehmen haben sich an dem Vergabeverfahren für die zentrale Software zur Digitalisierung der Gesundheitsämter in Thüringen beteiligt?

Antwort:
Im Rahmen der Ausschreibung der zentralen Software zur Digitalisierung des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Thüringen wurde europaweit ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. Für den Teilnahmewettbewerb hat sich eine Vielzahl von Unternehmen interessiert, es wurden schließlich sechs Teilnahmeanträge eingereicht. Aus diesen wurden drei Teilnehmer ermittelt und zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert, dem diese drei Teilnehmer auch nachgekommen sind.

Gemäß § 5 VgV gilt die Wahrung der Vertraulichkeit als wesentlicher Grundsatz zur Sicherung des chancengleichen und geheimen Wettbewerbs im Vergabeverfahren. Öffentliche Auftraggeber haben daher sicherzustellen, dass die von den Interessenten/Bewerbern/Bietern übermittelten und als vertraulich eingestuften Informationen Dritten nicht zur Kenntnis gelangen und als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse geschützt werden. Eine Veröffentlichung der Namen der teilnehmenden Unternehmen kann daher nicht erfolgen.

2. Welche Kriterien wurden für die Auswahl der Softwarelösung und des entsprechenden Anbieters zugrunde gelegt?

Antwort:
Als Bewertungskriterien wurden 70 Prozent Preis und 30 Prozent Qualität angesetzt. Im Rahmen der Qualität werden die Erfüllung der Leistungs- und Qualitätskriterien einerseits sowie eine Angebotspräsentation andererseits bewertet und jeweils mit 15 Prozent für die Gesamtwertung gewichtet.

3. Welche Rolle spielte das Unternehmen init AG bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und den Bietergesprächen?

Antwort:
Die init AG berät das Thüringer Ministerium für Soziales, Gesundheit, Arbeit und Familie (TMSGAF) in der Gesamtfördermaßnahme „Plattform digitales Thüringer Gesundheitsamt Thüringen“ im Sinne eines Projektmanagements. Im Ergebnis einer europaweiten Ausschreibung wurde die init AG im März 2022 beauftragt. Die zum damaligen Zeitpunkt veröffentlichen Vergabeunterlagen können bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden.

Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung für das Teilprojekt „Beschaffung eines webbasierten zentralen Fachverfahrens für ein elektronisches Gesundheitsamt in Thüringen“ hat die init AG entsprechend ihrer vertraglichen Verpflichtung als Projektmanagement unterstützend mitgewirkt. Bei den Bietergesprächen waren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der init AG anwesend, um die Gespräche zu protokollieren und technische und fachliche Fragen an die Bieter zu stellen.

Die Bewertung der Angebote und Bietergespräche erfolgte durch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des TMSGAF ohne Beteiligung der init AG.

Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Durchführung der Bietergespräche ist im Zeitraum 08/2023 bis 3/2024 erfolgt.

4. Sind dem Land Kosten durch die Verzögerung entstanden und wenn ja, in welcher Höhe?

Antwort:
Bislang sind dem Land grundsätzlich keine Kosten durch die Verzögerung im Vergabeverfahren für ein zentrales Fachverfahren für die Thüringer Gesundheitsämter entstanden. Aus dem Nachprüfungsverfahren vor der Thüringer Vergabekammer und dem Beschwerdeverfahren vor dem Thüringer Oberlandesgericht ergeben sich anteilige Rechtsberatungskosten, weil vom unterlegenen Antragsteller Rechtsberatungskosten die dem Freistaat als Antragsgegner entstanden sind, nur bis zur Höhe der Sätze aus dem Gesetz über die Vergütung der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte (RVG) erstattet werden. Die Abrechnung ist noch nicht abgeschlossen.

5. Wurde geprüft, ob Fördermittel durch die Verzögerung gefährdet sind, und wenn ja, wie wurde dies geprüft?

Antwort:
Die Fördermittelgewährung unterliegt üblicherweise und so auch hier festgelegten Nachweispflichten gegenüber dem Fördermittelgeber. Dieser, das heißt das Bundesministerium für Gesundheit, hat mit der fachlichen und organisatorischen Begleitung des Bundesförderprogramms seinerseits ein externes Projektmanagement beauftragt, welches auch die laufende zweckentsprechende Fördermittelverausgabung beaufsichtigt und begleitet. Die Nachweise sind aktuell insbesondere durch sogenannte Status- und Meilensteinberichte zu führen. Dem kommt das TMSGAF als Zuwendungsempfängerin regelmäßig fristgerecht und vollständig nach.

Darüber hinaus ist das TMSGAF an die Maßgaben der Thüringer Landeshaushaltsordnung gebunden. Insbesondere im Rahmen von Förderprogrammen, die zeitlich und finanziell befristet sind, kommt der sorgfältigen Planung und laufenden Überprüfung von größeren Investitionen, wie hier der Entwicklung eines zentralen Fachverfahrens für mehrere Behörden und bis zu 900 Nutzerinnen und Nutzern, eine besondere Rolle zu.

Im Rahmen des Projektmanagements führen wir über den gesamten Projektverlauf mehrere wöchentliche sowie anlassbezogene Besprechungen mit der init AG als externen Dienstleister für das Gesamtprojektmanagement durch, betreiben ein laufendes Chancen- und Risikomanagement, beteiligen regelmäßig und anlassbezogen die jeweiligen Stakeholder. Dazu gehören neben den Fachbereichen im TMSGAF insbesondere das Thüringer Finanzministerium beziehungsweise Thüringer Ministerium für Digitalisierung und Infrastruktur, das Thüringer Landesverwaltungsamt, das Thüringer Landesamt für Verbraucherschutz, den Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, die kommunalen Spitzenverbände und die Gesundheitsämter.

Die laufende Prüfung einer möglichen Gefährdung der Fördermittel umfasst(e) unter anderem eine Bewertung möglicher Alternativoptionen zur Verwendung der Fördermittel unter Beachtung der Förderkriterien beziehungsweise -auflagen an konkrete Steigerungen des digitalen Reifegrades, falls die Projektumsetzung im Rahmen des verbleibenden Förderzeitraums zeitlich nicht mehr realistisch ist.

6. Gab es eine externe Prüfung des Vergabeverfahrens auf Interessenkonflikte oder Befangenheiten?

Antwort:
Eine externe Prüfung wurde nicht durchgeführt, diese ist auch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Zur Absicherung hat der Auftraggeber vertragliche Regelungen zu Geheimhaltung, Datenschutz, Vertraulichkeit sowie unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen und Compliance im Vertrag mit der init AG getroffen. Die init AG gab dem Auftraggeber keinen Anlass zur vertieften Prüfung dieser vertraglichen Vereinbarungen.

Die Vorbereitungen des Vergabeverfahrens zur zentralen Fachverfahrenssoftware begannen Mitte des Jahres 2023, die Veröffentlichung der Ausschreibung der Software erfolgte im November 2023. Die init AG nahm selbst davon Abstand, sich an der Ausschreibung zu beteiligen und teilte dies dem TMSGAF als Auftraggeber mit. Auch insoweit ergab sich daher kein Anlass für weitere Prüfungen oder Maßnahmen zur Sicherstellung der Vorgaben aus §§ 6, 7 VgV.

Am 29. Januar 2025 teilte die init AG dem TMSGAF mit, dass eine Übernahme von der HBSN-Unternehmensgruppe (HBSN GmbH und xitee k.s.) zum 1. Februar 2025 erfolgen werde.

Nach dem zurückweisenden Beschluss des Vergabesenats des Oberlandesgerichts Jena im Beschwerdeverfahren vom 22. Januar 2025 kann die Bietergemeinschaft HBSN GmbH und xitee k.s. ohnehin keinen Zuschlag mehr erhalten.

7. Welche Auswirkungen hatte das Nachprüfungsverfahren der HBSN-Unternehmensgruppe auf das Vergabeverfahren, insbesondere auf den Zeitplan und die Kosten?

Antwort:
Das Vergabeverfahren wurde durch das Nachprüfungs- und Beschwerdeverfahren sehr stark verzögert. Die direkte Verzögerung betrug insgesamt elf Monate bei einem Umsetzungszeitraum mit Bundesfördermitteln von insgesamt rund 24 Monaten. Planmäßig sollte der Zuschlag im März/April 2024 erteilt werden. Der Förderzeitraum endet am 31. März 2026.

Da beide Verfahren zugunsten des Freistaats Thüringen entschieden wurden, trägt die damit verbundenen Kosten (vor allem Verfahrens- und Gerichtskosten, Rechtsberatung) im Wesentlichen die HBSN GmbH beziehungsweise HBSN-Unternehmensgruppe. Rechtsberatungskosten, die uns entstanden sind, werden dabei nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz berücksichtigt.

8. Welche Alternativen werden derzeit geprüft, falls die Umsetzung nicht fristgerecht erfolgen kann?

Antwort:
Primär erfolgten Maßnahmen, welche eine Zuschlagserteilung zur bestehenden Ausschreibung eines Fachverfahrens ermöglichen sollen. Zusätzlich erfolgten Prüfungen, inwieweit eine Nachnutzung und Anpassung von bestehenden Softwarelösungen innerhalb des Förderzeitraums noch erfolgen kann. Darüber hinaus wurden Mittelumwidmungen für alternative Projektinhalte geprüft.

Da die Fördermittelgewährung nach dem Bundesförderprogramm zur „Förderung von Maßnahmen zur Steigerung und Weiterentwicklung des digitalen Reifegrades des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Deutschland“ vom 22. April 2022 an strenge Vorgaben zur Steigerung des digitalen Reifegrades geknüpft ist, müssen alternative Maßnahmen im verbleibenden Förderzeitraum bis 31. März 2026 grundsätzlich dieselben Reifegradsprünge schaffen, wie sie durch die Beschaffung eines zentralen Fachverfahrens für die Gesundheitsämter erreicht werden. Nur für diesen Fall wird der Fördermittelgeber etwaigen Änderungsanträgen zustimmen und von einer Rückforderung geleisteter Zuschüsse absehen.

Das ÖGD-Reifegradmodell2 stellt das Controllinginstrument des Bundesförderprogramms dar. Die geförderte Landesmaßnahme „Plattform digitales Gesundheitsamt Thüringen“ mit ihren Teilprojekten muss in den drei Dimensionen „Bürger:innenzentrierung“, „Zusammenarbeit“ und „Software, Daten, Interoperabilität“ die Stufe 3 erreichen und in den drei Dimensionen „Digitalisierungsstrategie“, „Prozessdigitalisierung“ und „Mitarbeitende“ mindestens die Stufe 2.

9. Wann hat die Landesregierung respektive das zuständige Ministerium von der Übernahme der HBSN-Unternehmensgruppe durch das Unternehmen init AG erfahren und welche Schlussfolgerungen ziehen sie daraus für das Vergabeverfahren?

Antwort:
Das TMSGAF wurde auf Abteilungsleiterebene und unter Beteiligung der beiden zuständigen Fachreferate von der init AG über die Übernahme der HBSN-Unternehmensgruppe (HBSN GmbH und xitee k.s.) in Kenntnis gesetzt. Die Videokonferenz fand am 29. Januar 2025 statt.

10. Ist die Landesregierung der Ansicht, dass durch die Übernahme der HBSN-Unternehmensgruppe durch das Unternehmen init AG neue wettbewerbsrechtliche Probleme entstehen könnten, und wie begründet sie ihre Auffassung?
Antwort:

Nachprüfungs- und Beschwerdeverfahren der HBSN-Unternehmensgruppe gegen den Freistaat Thüringen sind abgeschlossen. Insoweit gibt es keine Berührungspunkte zur HBSN-Unternehmensgruppe, da das TMSGAF nur mit der init AG in einem Vertragsverhältnis steht.

11. Gab es nach dem Beschluss des Thüringer Oberlandesgerichts zur Zurückweisung der Beschwerde gegen die Entscheidung der Vergabekammer Gespräche zwischen der Landesregierung und dem Unternehmen init AG beziehungsweise der HBSN-Unternehmensgruppe hinsichtlich einer potenziellen Vergabe zugunsten der HBSN-Software? Falls ja, wann haben diese stattgefunden?

Antwort:
Vergaben sind grundsätzlich ausschließlich im Rahmen von Vergabeverfahren möglich. Die HBSN-Unternehmensgruppe hat im Rahmen des Vergabeverfahrens für ein zentrales webbasiertes Fachverfahren für die Thüringer Gesundheitsämter kein Angebot eingereicht. Insoweit ist bereits aus diesem Grund eine Zuschlagserteilung zugunsten einer HBSN-Software vergaberechtlich ausgeschlossen. Ergänzend wird auf die Antwort zu Frage 12 verwiesen.

12. Welche alternativen Softwarelösungen für die Digitalisierung der Gesundheitsämter in Thüringen wurden geprüft und welche Anbieter kommen noch in Betracht?

Antwort:
Alternativ käme nur eine Softwarelösung für das angestrebte zentrale Fachverfahren für die Gesundheitsämter in Betracht, die insbesondere folgende Anforderungen erfüllt:

• Sie ist vergaberechtsfrei nutzbar.
• Sie steht vor Ende des Förderzeitraums am 31. März 2026 in den Gesundheitsämtern zur Verfügung, um eine Finanzierung der Investitionskosten mit Fördermitteln zu ermöglichen.
• Die laufenden Betriebskosten sind wirtschaftlich und finanzierbar.
• Sie erfüllt fachlich und technisch grundsätzlich die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung des laufenden Vergabeverfahrens für ein zentrales Fachverfahren für die Thüringer Gesundheitsämter.

Das TMSGAF beobachtet laufend den Markt und befindet sich in kollegialem Austausch mit anderen Bundesländern, die ebenfalls zentrale Fachverfahrenslösungen anstreben beziehungsweise entwickeln lassen haben. In diesem Rahmen wurden die aktuell noch in Entwicklung befindlichen ÖGD-Fachverfahren der koordinierten Landesmaßnahmen in Hessen und Baden-Württemberg geprüft. Beide Fachverfahren kommen unter anderem deshalb nicht in Betracht, da die notwendigen Anpassungskosten die verfügbaren Fördermittel übersteigen. Eine etwaige Nachnutzung würde zudem ein neues EU-weites Vergabeverfahren mit den entsprechenden Fristen und offenem Ausgang erforderlich machen.

13. Welche Schritte unternimmt die Landesregierung, um sicherzustellen, dass die Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes in Thüringen innerhalb der Fristen umgesetzt wird und die bereitgestellten Bundesmittel nicht verfallen?

Antwort:
Das TMSGAF ist weiterhin bestrebt, das Gesamtprojekt „Plattform digitales Thüringer Gesundheitsamt Thüringen“ umzusetzen. Als geförderte Landesmaßnahme besteht es aus den folgenden vier Teilkomponenten:

• Öffentliches ÖGD-Bürger- und Fachportal
• Kollaborationstool für die behördenübergreifende, nicht fallbezogene Zusammenarbeit im ÖGD
• Zentrales Fachverfahren für die Thüringer Gesundheitsämter
• Datawarehouse mit Dashboard

Die beiden ersten Komponenten sowie das Dashboard „Thüringer Gesundheits- und Pflegedatenplattform“ sind bereits umgesetzt. Die Veröffentlichung des Fachportals steht bevor. Das zentrale Fachverfahren ist jedoch das Kernelement der Plattform und bedeutet den größten Mehrwert für die Thüringer ÖGD-Behörden und hier insbesondere die Gesundheitsämter.

Es soll daher im noch laufenden Vergabeverfahren der Zuschlag erteilt werden. Sollte eine vollständige Entwicklung, Bereitstellung und Einführung in den Gesundheitsämtern nicht innerhalb des Förderzeitraums möglich sein, soll die Differenz mit Landesmitteln finanziert werden.

Darüber hinaus wird gerade geprüft, inwieweit mit den Bundesfördermitteln noch Digitalisierungsprojekte der Gesundheitsämter und ÖGD-Landesbehörden unterstützt werden können. Voraussetzung ist jedoch auch hier die Berücksichtigung des ÖGD-Reifegradmodells.

Schenk
Ministerin